KELAS
DARING
KELAS XI
SEMESTER GENAP 2019/2020
SMK
NEGERI 2 BAGOR
NAMA KELAS : XI PERHOTELAN 1, XI PERHOTELAN 2
NAMA GURU : RISA UMAMI, S.Pd.
JUDUL MATERI : CANCELATION OF RESERVATION
MATERI :
PERMASALAHAN YANG BERHUBUNGAN DENGAN PEMESANAN KAMAR
Setiap bagian tidak terlepas dari kemungkinan terjadinya kesalahan. Namun,
hal tersebut harus dapat diantisipasi oleh hotel. Mengantisipasi atau
mengurangi kesalahan adalah salah satu tugas dari pengawas/ supervisor reservasi. Adapun permasalahan yang sering terjadi di
bagian reservasi antara lain:
1.
Data pemesanan kamar tidak akurat.
– Terjadinya kesalahan dalam menulis nama tamu sehingga mengakibatkan data
tamu tidak diketemukan.
– Keliru menuliskan tanggal kedatangan dan keberangkatan. Hal ini mungkin
terjadi apabila penulisan untuk bulan ditulis dengan angka, sebaiknya ditulis
23-Oktober-2007 dibanding dengan menuliskan 2310-2007.
– Tidak dicatatnya rincian cara pembayarannya. Kesalahan ini akan menjadi
fatal jika cara pembayaran akan ditagihkan ke perusahaan.
2.
Pengarsipan yang tidak baik.
3.
Adanya kesalahpahaman tentang
harga kamar antara harga kamar sudah termasuk (net) atau belum termasuk (++)
pajak pelayanan.
4.
Tidak dijelaskannya fasilitas yang
diperoleh oleh tamu pada saat pemesanan kamar.
5.
Kesalahan informasi yang diberikan
oleh pihak pemesan kamar.
6.
Terjadinya kerusakan jaringan alat
komunikasi sehingga mengakibatkan data yang diperoleh menjadi lambat dan tidak
akurat.
7.
Komunikasi yang tidak baik antara
hotel dengan biro perjalanan, seperti biro perjalanan menjual kamar melebihi
dari jumlah kamar yang tersedia untuk dijual atau jumlah kamar yang sudah ada
dalam kontrak.
J. Tipe/jenis
laporan di bagian reservasi (types of
reservation report)
Langkah terakhir pada suatu proses pemesanan kamar
adalah melengkapi laporan yang berkaitan dengan pemesanan kamar. Dengan adanya
laporan-laporan tentang reservasi maka hotel dapat memaksimalisasi tingkat
penjualan kamar dengan melalukan pengawasan yang akurat tentang room availability (Kamar yang tersedia
untuk dijual) dan forecasting of
potential room sales (ramalan tentang potensial penjualan kamar di masa
mendatang). Seluruh departemen yang ada di hotel juga dapat menggunakan
laporanlaporan reservasi ini untuk membantu manajemen dalam membuat perencanaan
kebutuhan SDM pada waktu tertentu.
Beberapa laporan di bagian reservasi dibuat secara
harian dan ada pula yang dibuat secara mingguan atau bulanan. Tiap-tiap hotel
memiliki jenis-jenis laporan reservasi yang berbeda. Hal ini sangat tergantung
pada kebutuhan management. Namun, secara umum jenis-jenis laporan tentang
reservasi dapat dilihat di bawah ini.
1. Reservation transaction report
Laporan ini berisi tentang ringkasan tentang kegiatan
reservasi di hotel yang disusun secara harian. Laporan ini memberikan ringkasan
tentang jumlah reservasi yang masuk, perubahan-perubahan reservasi dan
pembatalan.
2. Room availability report
Laporan yang memberikan informasi tentang kamar-kamar
yang tersedia untuk dijual.
3. Group status report
Laporan tentang tamu-tamu rombongan yang tiba dan
berangkat, termasuk informasi tentang jumlah tamu rombongan dan pemesanan kamar
rombongan yang menggunakan jaminan atau tidak menggunakan jaminan.
4. Special arrival list
Daftar tentang tamu-tamu penting, VIPs, atau tamu-tamu
dengan permintaan khusus.
5. Turn-away report
Laporan tentang jumlah reservasi yang ditolak. Hal ini
biasanya dilakukan bila hotel mengalami fully
booked.
6. Three days forecast report
Laporan tentang perkiraan tingkat hunian kamar untuk
tiga hari yang akan datang.
7. Reservation
histories
Merupakan statistik dari seluruh proses reservasi,
meliputi jumlah tamu, kamar terisi, sumber pemesanan, no-shows, overstays, dan understays pada periode tertentu.
6. Status
reservasi
Penting bagi petugas reservasi kamar untuk mengetahui
jenis status reservasi yang berlaku dihotel. Collin Dix dan Chris Bird
(1992:44) dalam bukunya front office
operations, mengatakan bahwa jenis-jenis status reservasi kamar hotel
sebagai berikut. a. 6 p.m release
Status reservasi kamar ini sering didasarkan pada
waktu tamu tiba di hotel. Jika tamu tiba (check-in)
sebelum batas waktu kedatangan yang ditentukan oleh hotel jam 6 sore, tamu
tersebut akan mendapatkan kamar sesuai dengan pesanannya. Namun tamu hingga
waktu tersebut belum tiba, maka kamar akan dijual kepada tamu lainnya. Artinya
pemesanan kamar otomatis dibatalkan setelah melewati waktu tersebut.
b. Guaranteed arrival
Status reservasi kamar ini kebalikan dari status
reservasi 6 p.m release. Kalau status
reservasi 6 p.m release tidak ada
jaminan dari pihak pemesan. Sedangkan status reservasi guaranteed arrival adanya jaminan pembayaran dari pihak pemesan,
sehingga tamu yang bersangkutan terlambat check-in
atau tidak datang di hotel, maka kamar masih tersedia untuknya. Kamar
bersangkutan akan dibiarkan kosong dan tidak dijual kepada siapa pun sampai
dengan waktu check-out pada keesokan
harinya.
c. Take or place (t or p)
Umumnya setiap hotel sudah mempunyai tamu-tamunya yang
reguler. Oleh karena itu, setiap hari pihak hotel sudah mengalokasikan
kamar-kamar tertentu bagi tamu-tamu tetap, walaupun tamu tersebut belum membuat
reservasi kamar sebelumnya. Jika pada saat tiba (reguler guest) tidak tersedia kamar, dalam arti hotel dalam keadaan
penuh, pihak hotel akan membantu atau mencari kamar di hotel lain yang setaraf
dengan fasilitas di hotel kita. Biasanya ditawarkan kepada hotel yang satu
kelompok(chain hotel) atau hotel yang
berdekatan.
d. VIPs and CIPs
Reservasi untuk tamu penting VIPs (very Important persons) atau tamu CIPs (commercially important persons), biasanya
ditangani oleh senior reservation clerk untuk
menghindari kesalahan, sehingga semua permintaannya akan ditangani dengan
sebaik mungkin. Bagi kedua jenis tamu ini akan diberikan perhatian khusus atau
tanda khusus pada tabel reservasi (reservation
chart) sehingga semua petugas akan mengetahuinya.
e. Tours and groups
Tour &
group apabila jumlah orangnya minimal 15
orang. Namun, hal ini juga sangat ditentukan oleh kebijakan hotel
masing-masing. Dalam menangani pemesanan kamar ini, petugas harus mengikuti
prosedur khusus karena tamu group akan
memesan kamar dengan jumlah banyak. Oleh karena itu, travel agents yang membawa group tersebut harus memberi deposit
atau jaminan kepada pihak hotel. Tamu group sering diistilahkan dengan group inclusive tour (GIT).
f. Commissionable bookings
Pemesanan kamar yang dibuat oleh biro perjalanan,
umumnya akan diberi komisi oleh hotel kepada travel agent tersebut.
Hal ini jika biro perjalanan tersebut belum ada contractual agreement sebelumnya dengan pihak hotel. Besarnya
komisi yang diberikan oleh hotel terhadap agent
tersebut sebesar 10% dari harga kamar.
Sedangkan bagi travel agent yang
sudah benefit akan diberikan harga khusus atau contract rate sehingga travel
agent dapat menjual kepada tamu sesuai dengan harga kontrak. Jadi agent
tersebut dengan sendirinya sudah mendapat komisi dari harga kontrak tersebut.
7. Formulir
Formulir yang digunakan dalam penanganan
pemesanan kamar antara lain:
a.
Reservation form: formulir untuk mencatat data
tentang pemesanan kamar.
b.
Reservation slip: formulir kecil yang mencatat
data pemesanan kamar, kemudian ini akan disimpan pada reservation rack. Reservation
slip dibedakan atas warna yang berbeda untuk menunjukkan jenis tamu,
seperti:
•
Warna putih untuk pemesan kategori
tamu biasa
•
Warna merah untuk kategori tamu VIP
•
Warna hijau untuk kategori tamu yang
datang dengan travel agent
•
Warna biru untuk kategori tamu
rombongan
c.
Group reservation form: formulir
ini digunakan untuk mencatat data pemesanan kamar untuk tamu rombongan.
d.
Group cancelaltion form formulir ini digunakan untuk
mencatat keterangan pembatalan pemesanan kamar untuk tamu rombongan.
e.
Room reservation cancellation/change form: formulir
untuk mencatat informasi pembatalan dan perubahan pemesanan kamar
